Rafræn vöktun

In English below

Á starfsstöðvum og vinnusvæðum Eimskip Ísland ehf. (hér eftir „Eimskip“ eða „félagið“) er viðhöfð rafræn vöktun, en með því er átt við vöktun sem er viðvarandi eða endurtekin reglulega og kann að fela í sér eftirlit með einstaklingum. Þessu skjali er ætlað að veita fræðslu um þá rafrænu vöktun með eftirlitsmyndavélum sem fer fram hjá félaginu.

Sú vöktun sem á sér stað hjá félaginu fer fyrst og fremst fram í þágu öryggis- og eignavörslu á starfsstöðvum Eimskips og til þess að tryggja rekstraröryggi félagsins. Þá er félaginu jafnframt lagalega skylt að hafa með höndum tilgreinda vöktun, þ.á m. á grundvelli laga og reglna um siglingavernd, farmvernd og tollsvæði.

Eimskip gengur ekki lengra en nauðsynlegt er í þeirri rafrænu vöktun sem viðhöfð er innan félagsins og eru upplýsingar sem safnast með vöktuninni ekki notaðar til að fylgjast með mætingu eða vinnuskilum starfsmanna eða verktaka.

Öll rafræn vöktun á vegum félagsins fer fram í samræmi við lög og reglur um persónuvernd og rafræna vöktun sem í gildi eru hverju sinni. Eimskip er ábyrgðaraðili þeirrar vinnslu persónuupplýsinga sem fer fram með vöktuninni.

Tilgangur og heimild
Eimskip hefur með höndum rafræna vöktun með stafrænum myndavélum á öllum starfsstöðvum félagsins í þeim tilgangi að tryggja öryggi og eignavörslu á viðkomandi starfsstöðvum. Vinnsla persónuupplýsinga sem safnast með slíku eftirliti byggir því á lögmætum hagsmunum félagsins. Persónuupplýsingar sem safnast með eftirlitsmyndavélum kunna þó einnig að vera unnar í þeim tilgangi að uppfylla þá lagaskyldu sem hvílir á félaginu skv. lögum um siglinga- og farmvernd, s.s. að fylgjast með fermingu og affermingu skipa.
Þær persónuupplýsingar sem safnast með eftirlitsmyndavélum eru ekki notaðar í öðrum tilgangi, svo sem í verkstjórnarskyni eða í þeim tilgangi að fylgjast með mætingu starfsmanna eða vinnuskilum. Upptökur kunna þó að vera skoðaðar komi upp grunur um að starfsmaður hafi gerst brotlegur við verklagsreglur félagsins og/eða lög.

Staðsetning og merkingar
Staðsetning eftirlitsmyndavéla er ákveðin með hliðsjón af tilgangi vöktunar hverju sinni. Svæði sem eru vöktuð með eftirlitsmyndavélum eru merkt með þar til gerðu merki, sem gefur glögglega viðvörun um vöktunina.

Aðgangur og varðveisla
Upplýsingar sem safnast með eftirlitsmyndavélum eru varðveittar þannig að einungis þeir sem nauðsynlega þurfa á þeim að halda hafi aðgang að þeim, s.s. kerfisstjórar/upplýsingastjórar/umsjónarmenn myndavélakerfa og þeir sem eru í skilgreindum aðgangshópum. Þá kunna stjórnendur eftir atvikum að þurfa að fá aðgang að tilgreindu efni sem safnast hefur með notkun eftirlitsmyndavéla, s.s. ef verklagsreglur félagsins hafa verið brotnar eða í tilviki refsiverðs verknaðar. Öryggisstjóri og einn öryggisfulltrúi (ábyrgðaraðilar kerfisins) stýra aðgangi að kerfinu. Verkstjórar og aðrir stjórnendur viðkomandi vinnusvæða hafa skoðunaraðgang en geta ekki tekið út upptökur, allt slíkt fer í gegnum ábyrgðaraðilana. Einnig eru tjónafulltrúar með skoðunaraðgang til að leita uppi vörur sem hafa skemmst eða týnst.

Myndefni úr eftirlitsmyndavélum er almennt ekki varðveitt lengur en í 30 daga. Félagið varðveitir þó myndefni úr eftirlitsmyndavélum sem staðsettar eru á megin vöruflæðissvæðum, sér í lagi þar sem losun og lestun fer fram, í 90 daga, þar sem slíkt myndefni getur verið nauðsynlegt til að verjast kröfu eða vegna annarra slíkra laganauðsynja. Í undantekningartilvikum kann félaginu einnig að vera skylt á grundvelli laga að varðveita myndefni í lengri tíma eða félaginu reynist slíkt nauðsynlegt í tengslum við ágreining eða rekstur dómsmáls. 

Eimskip mun gæta þess að ganga ekki lengra en brýna nauðsyn ber til miðað við þann tilgang sem stefnt er að með þeirri rafrænu vöktun sem lýst er hér að framan. Félagið mun gæta þess að virða einkalífsrétt þeirra sem sæta vöktun og forðast alla óþarfa íhlutun í einkalíf þeirra.

Óheimilt er að afhenda þriðja aðila upplýsingar sem safnast hafa með rafrænni vöktun nema með samþykki hins skráða eða samkvæmt ákvörðun Persónuverndar. Þó er heimilt að afhenda lögreglu upplýsingar, þ.á m. um slys eða ætlaðan refsiverðan verknað.

Vinnsluaðilar sem þjónusta félagið í tengslum við vöktunina kunna þó að hafa aðgang að þeim upplýsingum sem safnast, en aðgangur þeirra takmarkast við aðgang sem er þeim nauðsynlegur til þess að veita umrædda þjónustu.

Þá kann Eimskip að vera skylt samkvæmt lögum að miðla tilteknum upplýsingum til eftirlitsyfirvalda, s.s. á grundvelli viðeigandi laga og reglna um aksturs- og hvíldartíma ökumanna.

Um réttindi starfsmanna samkvæmt persónuverndarlögum er fjallað í persónuverndarstefnu félagsins sem nálgast má á innra neti Eimskip.

Bent er sérstaklega á heimild starfsmanns til að andmæla framkvæmd vöktunarinnar telji hann að framkvæmd vöktunarinnar sé ekki í samræmi við tilgang hennar, að meðalhófs sé ekki gætt eða að sama árangri sé hægt að ná með mildari aðferðum.

Í undantekningartilvikum kunna andmæli starfsmanns við vöktun að leiða til tilfærslu í starfi, meti félagið það svo að ekki sé hægt að sinna viðkomandi starfi án þeirrar rafrænu vöktunar sem um ræðir.

Kvörtunum og beiðnum vegna notkun eftirlitsmyndavéla skal beina til næsta yfirmanns ef um starfsfólk á í hlut. Spurningum sem lúta sérstaklega að vinnslu persónuupplýsinga skal beina til persónuverndarteymis Eimskips, privacy@eimskip.com.

Þá má senda erindi til Persónuverndar, ef þú hefur athugasemdir við vinnslu félagsins á persónuupplýsingum sem safnast með rafrænni vöktun.

At the offices and operational areas of Eimskip Ísland ehf. (hereinafter "Eimskip" or "the Company") electronic monitoring, which refers to monitoring that is continuous or repeated regularly and may involve supervision of individuals, takes place. This document is intended to provide information about the electronic monitoring that takes place at the Company.

The monitoring that takes place at the Company is primarily for the benefit of security and asset custody at Eimskip's offices and to ensure the Company's operational security. The company is also legally obliged to carry out specified monitoring, incl. laws and regulations on maritime security, cargo security and customs areas.

Eimskip does not go beyond what is necessary in the electronic monitoring used within the Company, and information collected through the monitoring is not used to monitor the attendance or work performance of employees or contractors.

All electronic monitoring on behalf of the company is carried out in accordance with laws and regulations on personal protection and electronic monitoring that are in force at any given time. Eimskip is responsible for the processing of personal information that takes place during the monitoring.

Purpose and authority
Eimskip carries out electronic monitoring with digital cameras at all of the Company's offices in order to ensure security and asset custody at the relevant offices. The processing of personal information collected through such monitoring is therefore based on the company's legitimate interests. Personal information collected by surveillance cameras may, however, also be processed for the purpose of fulfilling the legal obligation on the company according Act on Maritime and Cargo Protection, e.g. to monitor the loading and unloading of ships.
The personal information collected by surveillance cameras is not used for other purposes, such as for work management purposes or for the purpose of monitoring employee attendance or job returns. Recordings may, however, be inspected if there is a suspicion that an employee has violated the company's rules of procedure and / or law.

Location and markings
The location of surveillance cameras is determined by the purpose of the surveillance at any given time. Areas monitored by surveillance cameras are marked with a special sign or sticker which gives a clear warning about the surveillance.

Access and retention
Information collected by surveillance cameras is stored so that only those who need it have access to it, e.g. system administrators / information managers / camera system supervisors and those in defined access groups. Managers may also need to have access to specified material that has been collected through the use of surveillance cameras, e.g. if the company's rules of procedure have been violated or in the case of a criminal act. The security manager and one security officer (responsible for the system) control access to the system. Foremen and other managers of the work areas in question have inspection access but cannot take out recordings, all this goes through the responsible parties. Damage representatives also have inspection access to look for products that have been damaged or lost.

As a general rule, footage from surveillance cameras is not stored for more than 30 days. However, the Company stores footage from surveillance cameras in the main cargo flow areas, particularly where loading and unloading occur, for 90 days as such footage may be necessary for the Company to defend a claim or for other legal necessities. In limited circumstances, the Company may also be required to retain footage for a longer period based on a legal obligation or in relation to a dispute or a court casae.  

Eimskip will strive not to go beyond what is urgently needed in view of the purpose of the electronic monitoring described above. The company will respect the privacy of those under surveillance and avoid any unnecessary interference with their privacy.

Information collected through electronic monitoring may not be handed over to third parties without the consent of the data subject or in accordance with a decision of the Data Protection Authority. However, information may be handed over to the police, incl. about an accident or an alleged criminal act.

Processors who service the Company in connection with the monitoring may, however, have access to the information collected, but their access is limited to that which is necessary for them to provide the service in question.

Eimskip may also be required by law to disclose certain information to regulatory authorities, e.g. on the basis of applicable laws and regulations on driving and rest time for drivers.

The rights of employees according to the Privacy Act are discussed in the company's privacy policy, which can be accessed on Eimskip's intranet.

Special emphasis is placed on the employee's authority to object to the implementation of the monitoring if he believes that the implementation of the monitoring is not in accordance with its purpose, that proportionality is not maintained or that the same results can be achieved with milder methods.

In exceptional cases, an employee's objections to monitoring may lead to a transfer in work, if the company deems that it is not possible to perform the work in question without the electronic monitoring in question.

Complaints and requests regarding the use of surveillance cameras shall be directed to the next supervisor if you are an employee. Questions specifically related to the processing of personal information should be directed to Eimskip's privacy team, privacy@eimskip.com.

Individuals can also send a message to the Data Protection Authority if they are dissatisfied with the company's processing of personal information collected through electronic monitoring.